Le JCM vous met au défi !
CAS PRATIQUE – MODIFICATION VERBALE – PRÉVENIR ET GÉRER
Contexte
La société Construct’Pro exécute un contrat forfaitaire privé de rénovation complète de plateaux de bureaux pour le compte de la société ImmoTech, dans un immeuble en site occupé. Le contrat, d’un montant de 850 000 €, prévoit explicitement que toute modification de périmètre doit faire l’objet d’un ordre de service écrit signé des deux parties avant exécution.
Dès le démarrage du chantier, le représentant d’ImmoTech sur site prend l’habitude de s’adresser directement au chef de chantier pour lui demander de « petits ajustements » : déplacement d’une cloison, ajout de prises électriques, modification de l’emplacement de luminaires, reprise d’un revêtement de sol sur une zone non prévue au marché. Chaque demande semble anodine prise isolément. Le chef de chantier, soucieux de maintenir une bonne relation avec le client, exécute sans formaliser.
Trois mois plus tard, lors d’une revue contractuelle mensuelle, le Contract Manager de Construct’Pro réalise que l’ensemble de ces modifications représente un surcoût cumulé de 47 000 € — intégralement exécuté, non notifié, et non valorisé dans aucun document contractuel. Au moment où Construct’Pro tente de facturer ces travaux supplémentaires, ImmoTech conteste : selon elle, ces ajustements s’inscrivaient dans les tolérances du forfait.
Question 1 : Sur quels documents le Contract Manager peut-il s’appuyer pour reconstituer a posteriori l’origine de ces modifications ?
Réponse 1 :
- Comptes rendus de réunion non contestés par ImmoTech mentionnant les ajustements demandés
- Échanges mail, même informels, entre le représentant du client et le chef de chantier
- Photos de chantier horodatées avant/après chaque modification
- Témoignage écrit du chef de chantier retraçant chronologiquement chaque demande reçue
Question 2 : Quelle démarche adopter immédiatement pour tenter de régulariser la situation ?
Réponse 2 :
- Adresser un courrier factuel et neutre à ImmoTech récapitulant les modifications, leur date et leur valorisation, pièces justificatives à l’appui
- Proposer une réunion dédiée pour examiner poste par poste les modifications contestées
- Maintenir un dialogue constructif — le chantier se poursuit et l’objectif reste un accord amiable
Question 3 : Quelle organisation mettre en place pour le reste du chantier ?
Réponse 3 :
- Tenir un registre des demandes de modification, renseigné par le chef de chantier en temps réel pour toute demande client, même mineure
- Aucune exécution sans confirmation écrite. La formule reste simple : « Pour faire suite à votre demande de ce jour, nous confirmons l’exécution sous réserve d’émission d’un ordre de service »
- Instaurer une revue contractuelle hebdomadaire courte entre Contract Manager et chef de chantier
QUIZZ
Q1 — Vrai ou Faux Dans un contrat forfaitaire privé, le client peut exiger des modifications de périmètre sans rémunération complémentaire dès lors qu’elles sont de faible valeur unitaire ?
Réponse : FAUX. Le caractère forfaitaire du contrat ne crée pas de tolérance implicite pour des travaux hors périmètre, quelle que soit leur valeur unitaire. Chaque modification non prévue au marché ouvre droit à rémunération complémentaire.
Q2 — Vrai ou Faux Un compte rendu de réunion de chantier non contesté par le client dans un délai raisonnable peut valoir commencement de preuve des faits qui y sont mentionnés ?
Réponse : VRAI. L’absence de contestation dans un délai raisonnable renforce la valeur probante du document, sans pour autant valoir acceptation contractuelle formelle.
Q3 — Vrai ou Faux L’exécution par l’entreprise de travaux supplémentaires sans ordre de service écrit la prive automatiquement de tout droit à réclamation ?
Réponse : FAUX. L’absence d’ordre de service écrit fragilise significativement la position de l’entreprise mais ne l’en prive pas automatiquement, dès lors qu’elle peut démontrer par d’autres moyens la réalité et l’origine des travaux ainsi que l’accord implicite du client.