Le Contract Management

Définition

Le Contract Management est un ensemble d’activités de gestion de contrat qui débutent bien avant la signature du contrat, plus précisément au début de la phase de capture du contrat et se poursuivent jusqu’à ce que le contrat ait été exécuté, son paiement reçu et la procédure de clôture du contrat achevée.

Sa raison d’être est la suivante:

Dans la phase d’Offre ou phase Projet, l’application du Contract Management doit apporter la garantie que les engagements contractuels entre la entreprise, ses clients, ses partenaires et ses fournisseurs sont pertinents, cohérents et donc maîtrisables;

Dans la phase d’Exécution de Programme (ou d’Affaire), son application est censée assurer le strict respect des engagements contractuels de la Société, contribuer à améliorer la rentabilité du Programme et à sécuriser in fine la position de la Société en cas d’écarts/déviations par rapport aux engagements contractuels, pouvant conduire à un différend voire à un contentieux avec le client, avec les partenaires ou avec les fournisseurs.

Les activités du contract management 

Dans la phase d’Exécution de Programme, l’activité de Contract Management est peut être définie comme suit :

– La Gestion (ou le management) des obligations contractuelles, qui démarrent dès la signature du Contrat, sont définies dans le cadre d’un ensemble de documents contractuels (le Référentiel Contractuel ou “tout le Contrat et rien que le Contrat” selon la devise!) qu’il convient d’interpréter et d’administrer, 

– La Gestion des Risques et des Opportunités liés à d’éventuels écart/déviations par rapport aux engagements contractuels et pour lesquels un comportement « fortement proactif » est nécessaire, pour :

  1. Améliorer la rentabilité du Programme et éviter ou minimiser les pénalités,
  2. Créer et gérer les opportunités de modifications ou d’avenants,
  3. Préparer, en cas de problèmes contractuels significatifs susceptibles de conduire à un différend ou à un contentieux avec un partenaire, un sous-traitant ou le client, le dossier à l’attention de la Direction Générale et Direction Juridique de l’entreprise.

– La Gestion des communications contractuelles et flux d’informations dans et entre les trois catégories d’activité, à savoir :

  1. la gestion de la réalisation de l’objet du Contrat,
  2. la gestion des obligations contractuelles,
  3. la gestion des événements, risques et des opportunités liés aux engagements contractuels de façon à formaliser les échanges et à garder une trace de tous les événements. 

Dans la phase d’Offre ou phase Projet, i.e. élaboration de la proposition et négociation du Contrat, les activités homologues doivent être traitées par l’équipe en charge de l’Offre, si possible avec une distribution de rôles similaire à celle de la phase de Programme.

Cependant, il faut noter que pendant la phase d’Offre ou phase Projet, la fonction de gestion de Contrat intervient en deux étapes:

– Lors de la réception des documents de la consultation ou de l’appel d’Offres, une analyse des exigences non techniques exprimées par le Client est effectuée, dont sont déduites des recommandations à l’adresse de l’équipe en charge de l’Offre, quant à la teneur de la réponse de la Société à ces exigences; 

– Lors des négociations, la fonction de Contract Management traite des points précis identifiés par le Responsable Commercial, et vérifie en particulier la cohérence entre les clauses contractuelles, le montage contractuel et les prestations proposées, objet du Contrat, éventuellement avec la collaboration de juristes. Une analyse des risques contractuels pris et assumés mais également des opportunités, pendant les négociations, est menée et fait partie intégrante de cette fonction. 

La fonction de Contract Manager

Qu’un Contract Manager soit désigné ou non, il y a toujours des activités de gestion ou de management de Contrat. Selon les organisations propres à chaque entreprise, elles sont réparties entre les membres de l’équipe en charge de l’Offre et ceux de l’équipe de Programme à savoir le Responsable technique et industriel de l’Offre, le Responsable Commercial, le Programme Manager, le Contract Manager, les représentants d’entités spécifiques comme la Direction Juridique, la Direction du Contrôle Export, la Direction Technique & Innovation, la Direction Administrative et Financière, la Direction des Achats et des Relations Fournisseurs, …

Il est fortement souhaitable que la répartition des tâches et les interactions entre les différents acteurs impliqués (management, supervision, organisation, négociation …) soit adaptée en fonction de la nature (domaine civil ou défense), de la taille et de la complexité du contrat et du type de client (anglo-saxon, moyen-oriental, français, asiatique …) et enfin de la taille de la Société et de son organisation.

Le Contract Manager est l’un de ces protagonistes. Lui ou elle peut être assigné(e) à plein temps à une Offre ou à un Programme jugé d’importance complexe ou risqué pour l’entreprise, et dans ce cas précis, son rôle est de coordonner toutes les activités de gestion de contrat. Il peut aussi faire partie d’une organisation spécifique de l’entreprise (task force) en charge du soutien du Responsable Commercial et au Programme Manager. Cependant, en l’absence de Contract Managerle Responsable Commercial et plus tard le Programme Manager peuvent réaliser les activités de gestion de contrat avec le support de spécialistes et d’experts mandatés par les directions ad hoc de l’entreprise, dans leur domaine propre d’expertise (Juristes, Financiers…).

En résumé, l’objectif principal du Contract Management est de gérer les relations contractuelles entre l’entreprise dont il est membre et ses clients, partenaires et fournisseurs, de manière à optimiser les profits de l’entreprise en minimisant les risques contractuels et financiers liés à l’exécution des contrats et en recherchant les opportunités commerciales au cours de la phase de projet ; et à protéger les intérêts et la position commerciale de l’entreprise pendant toute la durée du contrat (cycle de vie contractuel ou “Contract Life Cycle” en Anglais).

Savoirs, savoir-faire, et savoir-être

Au delà des nombreux savoirs et connaissances que le Contract Manager doit posséder, le Contract Management est aussi et surtout une affaire de comportement. Par ailleurs, afin d’être efficace dans son rôle et de pouvoir prévoir et devancer les difficultés potentielles au cours du cycle de vie du projet, il est essentiel que le Contract Manager comprenne ce qui se passe dans les projets dans lesquels il est impliqué. Il doit être engagé activement auprès de ses équipes d’offre et de projet et veiller à ne pas se laisser contourner ou mettre à l’écart. Il doit faire partie de l’équipe cœur (“Core Team”) de l’offre ou du projet dès le premier jour, être impliqué dans toutes les décisions et instances importantes et être prêt à proposer des solutions pragmatiques. Il doit avoir une vision d’ensemble de toute la correspondance en provenance et à destination des clients, des partenaires et des sous-traitants.

En outre, bien qu’il ne soit pas censé maîtriser tous les détails financiers et techniques des solutions de l’entreprise, il lui incombe de comprendre tous les principaux paramètres financiers et techniques des solutions pour les intégrer dans les dispositions contractuelles, par le biais d’échanges avec ses collègues financiers et techniciens. Cette compréhension sera indispensable notamment pour vérifier si les parties se conforment à leurs obligations contractuelles et/ou sont en droit de formuler des réclamations l’une envers l’autre.

Pour les mêmes raisons, il doit porter une attention similaire à l’élaboration des plannings, leurs mises à jour et leurs révisions.